Als je een event organiseert, wil je natuurlijk ook dat er zo veel mogelijk mensen komen. Om dat te bereiken is het handig om vier tot zes maanden van tevoren alvast een save-the-date-mailing te versturen. Misschien weet je zover van tevoren zelf nog niet eens de exacte invulling van de dag, maar dat hoeft ook niet. Een goede save-the-date-mailing prikkelt en nodigt uit om de datum alvast te reserveren, ook al is het volledige programma nog niet van minuut tot minuut bekend.

Jullie event in wording

Laten we van dit scenario uitgaan: je wilt een spetterende dag organiseren voor relaties, of medewerkers. Dat maakt in dit geval niet zoveel uit. Een mooie zeiltocht staat in ieder geval op het programma en daarnaast wil je misschien ook nog een snufje cultuur toe voegen in de vorm van een historische stadswandeling. Voor gezellig vermaak en onderlinge binding, heb je nog een barbecue in gedachten. Grote plannen dus.

En dan nu de hamvraag: hoe zorg je ervoor dat de genodigden nieuwsgierig worden en ruim van tevoren de datum alvast reserveren in hun agenda? Door ze lekker te maken. Dat is de grote truc. Denk dus goed na over de volgende vragen:

1. Waarmee kun je ze verleiden om te komen? Als het zeilliefhebbers of sportievelingen zijn, dan is het verstandig om de nadruk te leggen op het zeilen. Liefhebbers van sport, beweging en het buitenleven zullen hierdoor zeker enthousiast worden. Weet je niet zeker of ze zitten te wachten op een sportieve dag? Vertel dan hoe heerlijk het is om op een schip te ontspannen: lekker in het zonnetje, verkoelend briesje erbij, gezellig bijpraten onder het genot van een hapje en een drankje. Kortom, schets een plezierig beeld, waarvan de genodigden blij worden. En sluit vooral aan bij hun belevingswereld. 
2. Besteed aandacht aan de vorm van de uitnodiging. Als jullie kiezen voor een papieren uitnodiging, kies dan voor een mooie papiersoort en laat de uitnodiging eventueel speciaal ontwerpen. Zelf ontwerpen kan natuurlijk ook, er zijn op internet genoeg aanbieders waarmee jullie zelf uitnodigingen kunnen ontwerpen. Voor een digitale mailing geldt eigenlijk hetzelfde: zorg ook hier voor een mooie lay-out en schrijf een prikkelende tekst. 
3. Maak de ontvanger nieuwsgierig. Met een goede tekst kun je de ontvanger nieuwsgierig maken en prikkelen om de datum voor uw event alvast te reserveren in zijn of haar agenda. Licht een tipje van de sluier op, maar vertel nog niet alles. Besteed in de tekst vooral aandacht aan de drijfveren van de bezoekers om te komen. Kruip in hun huid: waarvoor lopen ze warm? Schets een beeld van een heerlijke dagje uit, met uitdagende en gezellige activiteiten.
4. Voeg een call-to-action toe. Zeker als jullie een digitale mailing versturen is dit eenvoudig te doen: voeg bijvoorbeeld een Google Calender-link toe, zodat genodigden meteen kunnen aangeven of ze komen. En er zijn op internet ook ontwerpers te vinden die aan een save-the-date-mailing gelijk een registratie-link kunnen toevoegen.
5. En, last but not least: vergeet vooral niet de datum, begin- en eindtijd en de locatie(s) te vermelden!

Veel plezier met het realiseren van een uitnodigende save-the-date-mailing en als jullie toe zijn aan de volgende stap, vraag dan geheel vrijblijvend een offerte aan over de invulling van jullie event. Of neem direct contact op met een van onze medewerkers. Zij helpen je graag op weg naar een geslaagd event op het water!

Meer lezen?

Hoe kies ik het juiste schip? I Duurzaam bedrijfsuitje I Tips voor succesvol event I Bedrijfsuitje Ibiza-style I Loveboat Summertime I Teambuilding Marker Wadden I Zeilen en BBQ